Appui à la mise en place ou l’amélioration d’un dispositif de suivi-d’évaluation

Favoriser l’apprentissage sur une action au cours de sa mise en œuvre, pour en améliorer le pilotage et alimenter la redevabilité.

Le suivi évaluation, qu’est-ce que c’est et à quoi ça sert ?

Au cours de la mise en œuvre d’une action de développement, il est possible de se doter d’une boussole pour analyser régulièrement le chemin parcouru et ajuster sa direction. En d’autres termes, il s’agit d’analyser les résultats obtenus pour apprendre de l’action, en tirer des enseignements, adapter éventuellement sur cette base ses activités et/ou sa stratégie d’intervention pour se remettre dans la direction du but qu’on s’est fixé au départ (et/ou faire évoluer ses objectifs). C’est l’objet d’un dispositif de suivi-évaluation au service de la qualité des actions.

Ainsi, un dispositif de suivi-évaluation est destiné à aider les acteurs à suivre et analyser en continu leurs actions, tout au long de leur mise en œuvre (à la différence d’une évaluation finale qui, elle, est ponctuelle). Ceci s’effectue avec les principaux partenaires impliqués dans l’action. Le but est d’apprendre de l’action, d’améliorer son pilotage et de faciliter sa future évaluation finale. Le suivi évaluation alimente également la redevabilité liée à l’action, interne et externe.

Aussi, le F3E propose à ses membres un accompagnement méthodologique et éventuellement un cofinancement permettant de mobiliser une expertise externe (consultants) pour appuyer leurs efforts de suivi-évaluation

Pour la structure porteuse de l’action, le dispositif de suivi-évaluation doit permettre de :

• Favoriser les relations entre les acteurs impliqués : la structure porteuse de l’action, ses partenaires et les acteurs concernés disposent d’un outil commun d’analyse de l’action.
• Dialoguer avec les partenaires financiers : l’élaboration du dispositif de suivi-évaluation avec un consultant renforce sa crédibilité.
• Communiquer sur son action : en interne dans la structure, auprès de ses décideurs (gouvernance ou élus), des partenaires techniques et/ou financiers, du public éventuellement

Quelles sont les caractéristiques du suivi évaluation ?

L’appui d’un consultant aide les acteurs à concevoir un dispositif de suivi-évaluation. Cela passe par la définition de ses objectifs, des critères, des indicateurs ou marqueurs de progrès, des méthodes et outils de recueil, d’analyse et d’exploitation de données issues du suivi-évaluation, mais aussi de leur utilisation (rôle des différents acteurs dans le fonctionnement du dispositif, modalités de reporting, de mise en débat, d’utilisation pour la décision…). La démarche est participative et itérative, dans une logique de co-construction du dispositif de suivi-évaluation : le consultant appuie le commanditaire étape par étape dans le processus. Ses interventions sont discontinues mais inscrites sur une certaine durée. Le produit d’un tel appui est souvent un manuel ou un guide de référence du dispositif de suivi-évaluation adapté à l’action considérée, décrivant ses objectifs, son fonctionnement, ses outils… autour des aspects cités ci-dessus.

La mise en place ou l’amélioration d’un dispositif de suivi-évaluation s’appuie sur le cadre logique de l’action, ou au minimum sa logique d’intervention. Un dispositif de suivi-évaluation peut porter sur un projet ou un programme, mais aussi sur un processus (renforcement des capacités, appropriation, autonomisation, plaidoyer…).

Selon les cas, les dispositifs de suivi-évaluation peuvent s’intéresser aux activités et aux résultats des actions mais aussi à leurs effets, aux changements auxquels elles contribuent, en vue d’accroître leur impact. Ils ont donc une dimension qualitative forte, en analysant ce que l’action produit au quotidien, sur les acteurs, les bénéficiaires, leurs conditions de vie, leurs comportements et représentations.

Ce type d’appui s’inscrit plus particulièrement en complémentarité de l’évaluation et de l’étude des effets et de l’impact, dans la mesure où ces dernières atteignent toute leur efficacité quand elles peuvent s’appuyer sur les données recueillies par un dispositif de suivi-évaluation.

Aspects à prendre en compte

En complément des priorités, finalités et modalités générales de l’accompagnement et du cofinancement d’études du F3E, les aspects suivants sont à prendre en compte pour les démarches de suivi évaluation accompagnées par le F3E :

• La stratégie et la logique d’intervention du projet doivent être explicites (publics visés, objectifs, résultats attendus, activités), à défaut de l’existence d’un cadre logique en tant que tel, même si le travail sur le dispositif de suivi-évaluation peut amener à les préciser.
• L’action, objet de la conception ou de l’ajustement du dispositif de suivi-évaluation, doit être en cours de démarrage ou de mise en œuvre.
• Il est conseillé d’anticiper autant que possible la préparation de l’appui à la mise en place ou l’amélioration du dispositif de suivi-évaluation par rapport à la décision de financement et au démarrage de l’action (termes de référence, procédure de recrutement du consultant éventuellement), pour que l’appui du consultant puisse intervenir au plus près possible du démarrage de l’action.
• L’appui du consultant peut se décomposer en deux phases :
  • Une phase principale de conception du dispositif de suivi-évaluation. Cette phase peut comprendre elle-même plusieurs étapes (diagnostic, construction, validation, test du dispositif de suivi-évaluation).
  • Une phase éventuelle de suivi réalisée quelques mois plus tard, pour des ajustements éventuels du dispositif ou un appui à l’exploitation / utilisation des données du suivi évaluation.
• La structure membre porteuse de l’action et de son suivi-évaluation doit prévoir de donner aux acteurs qui travailleront sur la conception et l’utilisation du dispositif de suivi-évaluation les moyens le faire, notamment en termes de disponibilité pour les temps de travail liés au suivi évaluation. En effet, au-delà de la conception du dispositif, dont la durée ne doit pas être négligée pour qu’elle soit participative et itérative, ces acteurs sont en charge de son utilisation dans la durée, au-delà de la périodicité d’un projet autant que possible.
• Les produits de l’appui à la mise en place ou l’amélioration du dispositif de suivi-évaluation doivent être partageables et contribuer au bénéfice collectif.

Bénéfice collectif et valorisation

Nous diffusons les produits issus des études préalables que nous accompagnons, en particulier sur notre site internet.

Nous pouvons aussi être amené-e-s à les valoriser de différentes manières (analyses transversales,
restitutions élargies, ateliers d’